什么是呼叫翻转以及如何在您的呼叫中心使用它

在客户服务领域,有许多工具和技术可用于简化您的流程。其中一种技术就是呼叫翻转。在这篇文章中,我们将解释什么是呼叫翻转以及如何在您的呼叫中心中使用它。

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什么是呼叫翻转?

呼叫翻转功能允许您根据预分配的单个数字将呼叫从一台设备转移到特定的辅助设备。因此,这是一种管理客户电话的创新方式。

呼叫翻转允许呼叫中心座席轻松地在不同设备之间切换,而无需让任何人等待,在路上或在办公室继续进行中的通话。这是简化您的工作流程并确保您不会错过任何一个电话的好方法。

呼叫翻转的好处

您可以在任何地方接听电话——您不再局限于办公桌前,而是可以在任何地方接听来电请求并在另一台设备上继续通话。 

转接电话很容易——与其他功能(如呼叫转接)不同,您无需在转接电话时让对方保持通话。这意味着您可以快速将呼叫从一台设备转移到另一台设备而不会中断通话。

您可以同时使用多个设备——使用SparkleComm呼叫中心平台,您可以同时登录多个设备,这样您就可以在计算机、手机和平板电脑之间切换通话,没有任何问题。

这是管理多个呼叫的好方法——呼叫转移可以成为在您的设备之间快速轻松地转移呼叫的救命稻草。

您可以提高呼叫中心的工作效率——减少花在管理电话和让客户等待上的时间,您的座席将提高工作效率,从而提高客户满意度。

听起来很方便?让我们看看这个功能的具体细节。

呼叫翻转是如何工作的?

假设您正在与客户进行重要对话并即将完成交易,但你又有其他临时紧急情况要处理,这是呼叫翻转功能派上用场的地方。您可以将通话“推送”到您的智能手机,而无需中断通话或按下“保持”,然后在特定时刻做任何您需要做的事情——例如查找重要文件、赶火车或拿药, 并一直与来电者通话。

呼叫翻转vs 呼叫切换——有什么区别?

让我们快速看一下您可能仍然感到困惑的事情:呼叫翻转与呼叫切换有何不同? 

呼叫翻转

此功能允许您在连接到您的 VoIP 系统的任何两个设备之间转移或“推送”正在进行的呼叫。呼叫翻转可以在不中断通话的情况下使用识别号,您需要提前将识别号分配给每台设备。这对于远程呼叫中心座席特别有用,允许他们在任何他们想要的地方接听电话。

呼叫切换

使用此功能,在进行中的对话期间,您可以将呼叫从原始设备“拉”开,以便在您同时打开的新设备上继续通话。

当你拨打电话时,你实际上是将电话线从一台设备切换到另一台设备。相反,执行呼叫切换意味着将呼叫从一个号码重定向到另一个号码。如果您有两条不同号码的电话线,或者您想将电话转接给其他人,则后者会很有用。

如何在SparkleComm呼叫中心系统中使用呼叫翻转

SparkleComm是一种呼叫中心软件工具,为呼叫中心经理和座席提供了一长串强大的功能。基于云的SparkleComm呼叫中心软件充满了高级且易于设置的功能。您想使用呼叫翻转但不知道从哪里开始吗?不用担心,利用SparkleComm呼叫中心系统只需要几个简单的步骤。

如何发起呼叫翻转

1) 登录您的SparkleComm呼叫中心帐户并转到“设备”选项卡。

2) 单击“添加设备”按钮并选择要添加的设备类型。

3) 按照屏幕提示完成添加设备。

4) 接下来,您需要通过移动到“身份号码”选项卡并单击“添加号码”按钮来为设备分配一个标识号。

5) 按照屏幕上的说明完成添加标识号。

6) 现在,当您正在通话时,您可以通过输入其识别号码将其“推送”到另一台设备。

7) 通话将转移到新设备,不会中断通话。

就是这样——您已经成功学会了如何使用SparkleComm呼叫中心中的呼叫转移功能。

SparkleComm呼叫中心的几大功能趋势

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  • 1.队列的回调

回拨是指VoIP电话服务将无法联系到座席的客户回拨。调用者离开队列时是安全的,因为他们知道当代理可用时他们会被回调。

如果你的企业已经转向弹性工作时间,SparkleComm呼叫中心可能并不总是有员工,所以很难管理入站需求。与其让客户等待,不如让他们选择继续工作,稍后再接到电话。

通过提供主动的服务,将客户回电,您可以消除由于长时间等待而引起的焦虑。

  • 2.调用分析

通过深入和主动的报告,衡量SparkleComm呼叫中心所有座席、队列和客户的绩效。

使用呼叫分析,您可以获得洞察力,为您的业务做出更快,更好的决策(无需雇用数据分析师)。

经理可以根据实际数据预测呼叫量、呼叫指标和路由呼叫。从您的业务仪表板上的一个或所有实时、历史和整体分析中进行选择,以确定哪些部门和渠道表现最佳或需要改进。

使用现成的报告或构建自己的报告来准确地衡量您在任何给定时间所需要的内容。

  • 3.语音转邮箱

如果你选择在SparkleComm呼叫中心使用语音邮件,如果你的信息闲置在邮箱里等着别人去查看,那就不是很有效了。

相反,语音邮件到电子邮件确保正确的人或部门收到电子邮件:1)通知;2)客户留下的语音邮件的文字记录。

从这里开始,你可以有意识地决定是马上给他们回电话,采取行动,还是优先考虑其他任务。

  • 4.预测拨号器

对于呼出呼叫和(或代替)接收呼入呼叫的SparkleComm呼叫中心,预测拨号器会自动拉出下一个联系人供您的座席呼叫。

使用自动点击呼叫功能,您可以消除拨号的人为错误,并专注于在接听电话之前了解呼叫者的信息。

在计划回调的情况下,您完全删除了管理时间,因为任何选择回调或已标记为回调的人都被添加到您的队列中,并且当代理可用时触发他们的回调。

结束客户服务困境的顶级 IVR 解决方案和功能

客户服务对于一家蓬勃发展的公司至关重要。因此,投资于正确的客户服务工具可以带来更多的收入、更高的转化率和更低的客户保留成本。

一种支持客户的流行工具是交互式语音响应系统(IVR)。IVR 解决方案如何支持您改善客户服务的努力?

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什么是 IVR 解决方案?

呼叫中心IVR 是一个自动化系统,可以接听电话、与来电者互动并收集信息。该系统允许呼叫者快速完成自助服务交易。如果情况更复杂,IVR会将呼叫者路由到适当的座席以获得额外帮助。

“IVR 解决方案”可以是SparkleComm呼叫中心的 IVR 软件,还可以表示特定软件的特定功能。

SparkleComm IVR 软件解决方案如何工作?

SparkleComm 呼叫中心的IVR 软件是一种虚拟助手,可让您为客户提供全天候支持。来电者可以选择使用电话触摸板输入回复或对系统说出回复。

过去,公司必须在现场设置大量的通信设备和服务器才能使用 IVR。现在,您的企业可以访问SparkleComm IVR解决方案作为呼叫中心的一项功能。

SparkleComm IVR 如何解决常见的客户服务问题?

当您使用SparkleComm IVR 解决方案时,您可以极大地改善客户体验。对于忙碌的客户来说,快速响应比以往任何时候都更加重要。漫长的等待时间会导致来电者投诉和业务损失。

SparkleComm IVR 系统不允许电话无休止地响铃。来电者在一天中的任何时间都能得到快速答复,如果您仅使用人工服务员和接线员,您可能无法提供这一点。

呼叫者首先提交对最终座席有用的信息。如果查询很简单,比如验证账户信息或进行支付,自动化系统可以在没有人参与的情况下处理。此外,连接到客户关系管理软件的 SparkleComm IVR 可以帮助系统快速对呼叫者进行分类,并将此人与合适的座席相匹配。

SparkleCommIVR 解决方案的其他优势是什么?

节约成本

虽然您必须进行适度的初始投资才能获得 SparkleComm IVR 系统,但该系统最终会收回成本。 

使用自动化系统,您无需支付员工作为接待员的费用来完成相同的工作。该系统的效率显著降低了每次呼叫的成本。

您甚至可以减少手头需要的座席数量,因为系统可以处理简单的请求。此外,当您的客户服务得到改善时,您将减少向愤怒的来电者发出的退款并提高您的客户保留率。

更高的生产力 

由于SparkleComm IVR 解决方案从呼叫者那里收集了大量关键数据,因此您可以避免数据输入中的人为错误。呼叫者可以输入并验证接待员或座席可能输入错误的详细信息。

您还可以最大限度地减少打给错误座席的电话数量,从而节省您的时间和金钱。您系统的管理功能使您能够快速识别和更正 IVR 菜单的任何问题。

您如何设置SparkleComm IVR 解决方案?

设置SparkleComm IVR 解决方案比以往更容易。由于托管呼叫中心使所有必要的设备和硬件保持离线状态,因此您可以通过您已经拥有的设备运行一切。使用提供的应用程序创建您的菜单,您就可以开始了!

SparkleComm IVR 解决方案的主要特点是什么?

只有当您的 IVR 解决方案包含正确的功能时,您才能提高客户服务、工作效率和节省开支,以下是SparkleComm IVR解决方案包含的一些功能:

简单的拖放界面来创建您的 IVR 菜单

多语言支持,允许您为多种语言设置一个呼叫流程

安全支付的私人数据收集 

CRM 集成为座席提供来自 IVR 的重要客户数据

在客户首选时间回拨的出站通知

有了这些功能,您的 SparkleComm IVR 系统可以帮助您全天候为客户提供最好的服务。

联络中心报告最佳实践

联络中心报告是组织和呈现有关组织客户支持绩效的见解的过程。这些报告包括历史数据,提供对长期趋势和实时团队绩效进度的见解。

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当今的SparkleComm 联络中心解决方案提供预构建的仪表板和自定义报告,以跟踪特定客户满意度计划的进度。 这些仪表板可用作视觉辅助工具,帮助您识别趋势并一目了然地掌握业务的全貌。此外,它们还允许您定制数据分析,以专注于与您的特定业务目标相一致的关键绩效指标 。

SparkleComm联络中心报告的关键第一步是定义对您的业务至关重要的 KPI 和分析。您必须在这里考虑销售和产品生命周期的全部范围以及您期望的客户联系的性质。

适应行业基准

您的 KPI 应更具体地反映其业务价值。您的报告和分析必须与现实世界的期望和产品的客户旅程地图保持一致。 但是,在设计联络中心分析时,行业基准仍然是流程的重要组成部分。如果您的客户比竞争对手经历更长的等待时间或更低的 FCR,您的公司可能会遇到声誉问题。

优秀的联络中心座席会深思熟虑地回答客户的问题。优秀的联络中心座席知道提出开放式咨询问题。

当客户透露他们的痛苦时,它增加了实现首次联系解决方案的可能性。但除了技术问题之外,您还应该为座席提供一种有效的方法来捕捉客户的痛苦和想法。云联络中心可以通过人工智能“倾听”这些内容,但将这些记录到您的CRM中同样有效。但不要只是把它留在那里,利用这些可操作的见解做一些事情。让您的领导团队审查并响应趋势客户反馈。

 听取代理的意见

SparkleComm 联络中心解决方案的隐藏之美在于,联络中心经理可以轻松地为各个团队更改界面和自动化。从您的团队收集有关其工作流程和客户互动的意见。 当您的座席成为流程设计中的利益相关者时,他们自然有动力确保遵循流程 - 因此您的关键指标将得到改善。 愿意更新您的联络中心报告,以反映更准确的叙述。这种透明度有助于每个人了解他们是如何被衡量的,以及他们如何影响他们的成功。此外,个人代理商将欣赏改善业务的机会。

 与利益相关者共享绩效报告

图形、图表和原始数据只有在人们理解并采取行动时才有用。花点时间与更广泛的业务共享经过审查的仪表板和 KPI。这是确保团队(包括产品开发、销售和营销)感觉自己是客户满意度的利益相关者的完美方式。即使是每月的总结也会产生很大的影响。

此外,这些SparkleComm 联络中心报告有助于表彰表现出色的员工,以提供卓越的客户满意度。

通过联络中心报告构建最佳客户体验

跟踪SparkleComm 联络中心统计数据和座席活动非常棒。当严格报告并与组织共享可操作的见解时,就会发生可衡量的增长。

考虑利用全渠道服务渠道的新方法 — 劳动力管理、更新交互式语音应答 (IVR) 菜单,以及确定有风险帐户的优先级,以获得他们需要的客户服务。

SparkleComm 联络中心解决方案是简化所有支持渠道、自动执行后续任务和为客户提供 VIP 体验的首选。立即与我们的联络中心专家交谈,了解我们如何帮助您扩展支持和销售目标。

现代呼叫中心的6大关键技术

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随着呼叫中心技术的发展,许多活动部件也在不断发展。它们被证明对呼叫中心的启用和生产力至关重要。

  • 1.网络电话

VoIP代表互联网协议语音。简单来说,就是通过互联网打电话。

包括软电话和物理手机,SparkleComm VoIP不仅复制了传统的本地电话系统的功能,而且还提供对云通话记录和其他统一通信功能等在线功能的访问。

在基本水平上,期望通过稳定的互联网连接实现高清通话质量,并能够在手机或笔记本电脑上接听电话。

另一方面,您可以集成一系列业务应用程序,并使用业务分析来确保呼叫中心的质量保证。

  • 2.客户关系管理(CRM)

每个呼叫中心团队的中心是客户记录所在的数据库。存储笔记、文档和客户与您的整个历史记录,访问您的CRM系统对呼叫中心至关重要。

但仅仅拥有访问权限已经不够了。由于呼叫中心的快节奏特性和为客户提供高效服务的愿望,座席必须能够访问正确的信息,而不浪费时间搜索记录。

SparkleComm呼叫中心中,客户关系管理、电话系统和呼叫中心软件之间的集成是必须的。无论你是向新客户销售还是为现有客户提供服务,CRM和呼叫中心的结合都为你打开了一扇大门,让你拥有大量潜在的功能。

  • 3.屏幕流行

整合CRM和电话系统时,最基本的功能是屏幕弹出。这个小而强大的功能允许座席通过在CRM中执行查找并在屏幕上显示客户数据来确切地知道是谁在呼叫。

您的代理不仅可以亲自接待您的客户,而且还可以节省验证他们身份的时间。

例如,当您的销售团队收到回电时,他们不再需要询问大量信息。这个阶段是至关重要的,因为打电话的人可能一开始就没有预料到会有销售电话。他们有礼貌地给你回了电话。现在是时候赢得他们的支持了。

  • 4.基于技能的呼叫路由

当电话进入你的业务时,你需要他们转到正确的代理商那里。否则,您最终会在销售部门接到技术电话,而由技能较差的代理处理复杂的查询。

基于技能的呼叫路由系统使用预先配置的技能自动将呼叫路由到查询的正确人员。

  • 5.交互式语音应答(IVR)

你的IVR是你的业务的入口点,为客户选择打电话给你。

当他们拨你的电话号码时,他们听到的第一句话是:

“谢谢您致电XXX,请问您的电话该怎么转?”对于XXX,请按选项1,对于其他内容,请按选项2。”

当来电者选择一个选项时,您可以选择用更多选项过滤他们的查询,将他们重定向到预先录制的菜单,或将他们转到相关的代理处理他们的呼叫。

使用SparkleComm呼叫中心IVR可确保您的呼叫者获得最佳选择,被路由到正确的方式来解决他们的查询。

  • 6.呼叫排队

在大多数呼叫中心解决方案中,一个压倒性的问题是客户找到客户服务代表所需的时间。

使用您在IVR中编写的程序将帮助呼叫者进入正确的队列。但是在这些队列中发生了什么呢?

至少,打电话的人希望知道他们前面有多少人,或者他们大概要等多久。座席也从呼叫排队中受益,因为他们可以看到有多少人在墙板上等待。

最有效的呼叫队列允许您更有效地处理更多的呼叫。使用自动呼叫分配(ACD)和队列回调等功能有助于实现这一点。

ACD是一个使用预设分组寻找下一个可用座席的系统,座席无需选择接听来电,并选择他们作为最合适的人来接听来电。