SparkleComm呼叫中心

为什么要使用呼叫中心软件?

与老式电话和电子表格相比，呼叫中心软件带来了各种好处——如果选择正确的话。呼叫中心技术的好处包括:

• 基于云计算的服务

选择SparkleComm云呼叫中心意味着您可以更灵活地决定您想要的工作方式。它对你的业务有两个重要的影响。首先，只要你有稳定的互联网连接、一台PC和一个耳机，你和你的团队就能工作。第二是安全。当您处理大量敏感数据时，基于云的呼叫中心软件应该是安全的。检查他们有什么样的协议、遵从性和系统维护。当您使用安全的云时，您可以满足更高的安全标准。

• 改进质量

一个有用的工具可以帮助你提供更高质量的服务。这同样适用于SparkleComm呼叫中心解决方案。在实现虚拟呼叫中心软件时，您可以通过很少的额外工作来个性化您的服务。

选择与您使用的其他服务集成的工具。这就是为什么，在通话期间，你可以预览客户关系管理的数据或以前联系的历史，并提供更私人的接触。

• 生产力的提高

您可以注意到在工作流程中实现云呼叫中心对提高生产力的影响。想想你必须处理的所有简单但乏味的手工任务：将电话记录复制并粘贴到CRM中，添加信息，分配代理或准备报告。

当您选择一种允许您自动化这些流程并集成软件的呼叫中心技术时，您可以将时间投入到带来价值的行动中。

• 降低成本

维护一个拥有众多座席、硬件设备和复杂基础设施的内部呼叫中心会产生很高的成本。当您选择虚拟SparkleComm呼叫中心软件时，您可以将所需的资源减少到最低限度。

让我们来谈谈在呼叫中心软件中寻找什么:

• 通话质量和正常运行时间

在所有你可以评估你的选择的标准中，通话质量和正常运行时间是最重要的。毕竟，它们决定了你服务的质量和可靠性，没有任何功能可以弥补糟糕的通话声音。寻找完整的呼叫解决方案，保证最小的抖动。

• 安全

数据安全漏洞几乎是任何服务提供商的噩梦。当你处理敏感的客户数据时，例如他们的电话号码，你应该确保你的呼叫中心技术符合最高安全标准。如果有疑问，请检查它们是否符合通用数据保护条例。

• 集成

准备一个您希望与基于云的呼叫中心软件连接的工具列表，并寻找可用的集成。使用专用技术使您的工作流更加智能：不需要复制和粘贴，也不需要手动同步。

正如您可能已经猜到的那样，SparkleComm是云呼叫中心解决方案的一个完美示例，它可能满足您的所有要求。它不仅可以让你拨打和接听大量的电话，而且还提供了极好的通话质量，各种功能和集成，以及合适的价格条款。

成功的呼叫中心都是关于增加你与客户的沟通潜力。几个基本部分结合起来实现了这一点，包括适当的特性、许可模型、遵从性解决方案、数据和策略管理、定制的集成、报告、路由、支持选项等等。

SparkleComm呼叫中心系统设置有无穷无尽的排列，您可以通过实施当前可用的最佳解决方案来最大化您的客户覆盖范围。

接下来谈到了一系列团队呼叫中心的主题，从目前的结构到实际的建议，在一个完整的解决方案中寻找什么。

呼叫中心及其挑战

呼叫中心可以宽泛地定义为与客户沟通以提供支持、销售或其他业务相关服务的公司或部门。呼叫中心与只使用电话的呼叫中心的区别在于能够使用多种通信渠道。SparkleComm全渠道解决方案是呼叫中心越来越受欢迎的选择，例如，提供从语音和视频到社交媒体的多种通信渠道，甚至能够在元世界中与客户会面。

从公司的角度来看，呼叫中心通常包括高管、经理、主管和呼叫中心座席的等级制度。呼叫中心的规模将决定满足客户需求所需的座席数量。

SparkleComm是一个集成的呼叫中心解决方案，特别是在云环境中。单一的SparkleComm呼叫中心解决方案可以提供大量的功能，比如工作空间优化、分析、通话记录等等。这消除了与多个供应商合作的需要，这对于希望消除数字孤岛并简化其IT系统的现代公司来说已经变得很流行。

然而，向云的迁移也带来了挑战。包括为云重写应用程序架构、投资于成功迁移所需的人员和工具、培训用户使用新系统、对非云应用程序的延迟互操作性依赖以及可能的停机时间。安全是呼叫中心要考虑的另一个重要方面，他们需要保护客户数据和敏感的公司信息。

人们倾向于抵制变化，而云迁移带来了很多变化和破坏，比如新的系统、流程，甚至是领导层的变化。虽然这带来了很多挑战，但我也赞成我们仍需走向云计算。

SparkleComm呼叫中心系统已经提供了一些呼叫中心功能，包括多级菜单、路由、用于呼叫转移到外部号码的物理和虚拟操作员，以及其他基于技能的基本路由。

SparkleComm呼叫中心系统目前的两个突出功能是自动服务人员和呼叫队列。自动座席允许您根据呼叫者输入设置许多呼叫路由选项。呼叫队列本质上是客户的等待空间。通过将两者结合起来，你可以有效地将客户引向正确的部门和正确的人。

应用程序和自动化也可以内置到SparkleComm呼叫中心体验中。例如，SQL等应用程序，可用于自动化流程。认知服务使用自然语言识别帮助筛选客户需求，将其与正确的中心匹配。特定模板可用于有效地分析呼叫处理时间，使经理能够获得概览并相应地分发座席。

在SparkleComm呼叫中心寻找什么

如前所述，呼叫中心成功的基本标准在于其与客户有效沟通的能力。这意味着在他们所在的地方，在他们使用的渠道上与他们会面。

SparkleComm呼叫中心基于文本的聊天机器人就是一个很好的例子。他们已经成为大多数客户所熟悉的，尽管他们主要提供的常见问题解答不能满足每个客户的需求，但他们确实通过有效地将电话路由到正确的座席来帮助呼叫中心。这为客户和座席都节省了时间。

例如，记录遵从性解决方案可以让您在需要时记录客户交互，并在支付发生时停止记录。

抄写，是众所周知的，可以用于呼叫中心，客户服务满意度调查也可以实施。还可以添加CRM集成，允许座席在客户来电时查看客户详细信息、以前的票据和任何现有问题。

SparkleComm呼叫中心系统还提供高级分析，而不仅仅是标准分析。通常情况下，提供者会给你开箱即用的报告，但我们要做的是多走一步。我们为客户提供额外的报告和高级分析，以了解需要如何进行更改，在哪里进行呼叫处理，以及如何更改呼叫流程以为客户提供更好的用户体验。

强大的SparkleComm呼叫中心软件功能正是虚拟呼叫中心与传统商务电话系统和固定线路的区别所在。但是，有这么多的功能可以利用，很容易迷失在所有可用的选项中。以下是您应该特别寻找的呼叫中心软件功能。

• 交互式语音应答(IVR)

IVR是一种帮助首先与呼叫者交互的技术，然后(或有时相反)将他们重定向到最能帮助他们的正确的人。

IVR值得实现的原因有很多。首先，它可以让您收集关于呼叫者和呼叫目的的基本信息，并根据这些信息将其路由到当时最合适的座席。

• 自动呼叫分配(ACD)

从本质上讲，自动呼叫路由节省了呼叫中心座席的时间和精力。ACD通常发生在呼叫方从IVR菜单中选择一个首选选项之后，在他们与正确的座席“配对”之前的幕后。

实际路由可能取决于不同的因素——呼叫者的ID、座席的可用性或他们的技能和知识。我们在关于自动呼叫分配(ACD)的文章中描述了不同的呼叫分配方法。

• 预测/功率拨号器

从技术上讲，拨打一个电话号码不需要太多时间。然而，当你考虑到呼叫中心的工作人员(尤其是销售人员)每周都要手动拨打数百个号码时，在他们的时间和精力方面得到一点帮助真的会有所不同。这时拨号器就派上用场了。一般来说，它们在某种程度上自动化了拨打电话号码的过程。

您可以指定每个代理在呼叫结束后所需的时间，当这个时间过去时，SparkleComm将自动拨打列表中的下一个号码。这样，您的座席可以在更短的时间内拨打更多的电话。

• 工具集成

简而言之，工具集成是不同应用程序之间进行通信和交换数据的能力。这看起来可能不多，但系统集成可以为您的呼叫中心带来多种好处。

首先，工具集成使得同步客户数据、详细信息、自动化某些任务和统一业务流程成为可能。有传言称，员工为了正确完成任务，甚至要花费19%的时间在使用不同工具查找信息和资源上。

这是大量的时间，可以很容易地恢复与工具集成-特别是因为现代呼叫中心工具提供集成许多不同的应用程序，你可以充分利用，只需点击几下。

• 呼叫中心分析

说到呼叫中心软件的功能，分析就像是锦上添花。它允许您收集关于呼叫中心性能的数据，访问相关细节，并从中得出结论以改进业务操作。从未接来电到解决时间，您可以跟踪的确切指标将取决于您的呼叫中心软件及其功能。

例如，SparkleComm是一款真正基于数据的呼叫中心分析软件。它允许您在一个地方访问关于呼叫、座席和呼叫队列的复杂统计数据。

然后，您可以利用这些数据来确定与客户联系的最佳时间、高呼叫量的繁忙时期或应答时间的平均速度，仅举几个例子。从长远来看，这可以优化呼叫中心的性能。

客户现在希望与公司的每一次互动都是个性化的、精简和方便的。客户希望品牌能活跃在他们喜欢的所有渠道上，拥有丰富的知识，并随时准备对他们独特的需求做出回应。事实上，73%的客户现在表示，在决定是否从一家公司购买产品时，客户体验（CX）是他们考虑的首要因素。

然而，在客户期望快速变化的世界中，当更新CX堆栈时，知道从哪里开始可能具有挑战性。虽然73%的客户支持负责人表示，他们认为客户的期望正在提高，但只有42%的人认为他们正在满足客户的要求。紧跟影响客户满意度、留存率和忠诚度评分的最新趋势是保持竞争领先的好方法。

以下是企业在2023年需要准备的一些最重要的CX趋势。

1、云技术融合

2022年的一个重要趋势是CCaaS(呼叫中心即服务)平台的快速采用。许多品牌开始将他们的呼叫中心堆栈转移到云中，以快速响应不断变化的客户期望，并在远程和混合工作时代赋予员工权力。因此，CCaaS领域正以18.4%的复合年增长率增长。

然而，对于真正的CX领导者来说，仅仅投资CCaaS本身可能还不够。创造最佳的客户体验意味着确保您的团队成员始终保持一致并获得信息。将多个云环境连接到现代服务的单个“工作中心”可能是实现这一目标的最佳方法。

我们看到越来越多的UCaaS, CCaaS供应商在云中提供综合的“体验即服务”解决方案。

作为UCaaS和CCaaS集成的一部分，我们将开始看到更多与协作工具的集成，如团队空间、视频、屏幕共享和文档共享，让座席、客户和主题专家一起协作，并创建协作呼叫中心。例如SparkleComm系统将呼叫中心功能与统一通信和协作功能、员工参与工具和其他SaaS解决方案连接起来，以实现端到端云创新套件。有了这些全面的工具，企业可以更容易地调整他们的团队，并获得对整个客户旅程有意义的见解。

2、主动和预见性的兴起

在当今快节奏的环境中，仅仅快速回应客户的询问是不够的。积极主动的客户服务和参与解决方案将超过被动策略。消费者越来越多地寻找能够使用预测建模和自动化等工具在问题发生之前消除问题的公司。

为了提供最佳水平的主动护理，企业将需要更多地投资于工具，使他们能够评估历史和实时数据，并制定成功的策略。客户旅程地图工具和人工智能分析将使企业能够领先客户的需求一步，甚至在客户需要寻求帮助之前就联系到客户。

创建积极主动的战略还意味着使自助服务解决方案更加先进，使用自然语言处理工具收集关于客户需求的见解，并为客户问题开发更智能的解决方案。

3、提升员工体验的工具

整个2022年，公司开始认识到客户体验(CX)和员工体验(EX)并不是完全不同的概念，而是同一枚硬币的两面。我们正在迅速走向这样一个格局:品牌开始更加重视“全面体验”的概念和更广泛的体验经济。

因此，CX在业务环境中不再是一个孤立的概念。作为全面客户体验战略的一部分，企业在吸引、授权和告知员工的工具上投入了更多资金。SparkleComm呼叫中心系统虚拟助理的出现使座席更容易在客户呼叫期间从呼叫中心和CRM访问关键信息。

劳动力管理和参与工具开始与SparkleComm 呼叫中心和统一通信领域交织在一起，帮助企业吸引和统一混合员工。在2023年，任何有效的CX战略都必须考虑员工体验，以及这两个概念如何结合起来提高满意度。

4、新沟通渠道的兴起

虽然全渠道沟通在CX领域并不是什么新鲜事，但客户不断发现新的和改进的方式来与他们喜欢的企业互动。在过去的几年里，我们看到越来越多的客户使用SparkleComm即时通讯应用程序、社交媒体，甚至视频来完成交易和解决问题。约85%的客户表示，视频改善了他们的服务体验，帮助他们与品牌建立联系。

为了保持领先于CX预期，公司需要确保他们在所有正确的渠道上保持活跃，并且所有这些平台都是一致的。这将有助于企业为客户创造更无缝的数字体验，其中客户可以开始与机器人对话，并自然过渡到与座席的视频通话，而无需重复。

密切关注客户使用的新渠道是至关重要的。不仅自助服务工具和具有自然语言处理能力的机器人变得越来越普遍，而且客户也开始考虑XR和元宇宙。企业可能需要为VR、AR和MR体验的兴起做好准备。

5、人工智能的超个性化

超个性化为未来几年成功的客户体验的基本策略之一。消费者越来越意识到，企业可以获取有关他们旅行、购买和意图的无尽信息。他们希望企业利用他们收集到的信息来提供更相关、更独特的体验。

因此，企业需要在更多的方式上进行投资，使每一次互动都尽可能为客户量身定制。首先要利用正确的分析和数据管理工具，如CRM系统、会话分析和SparkleComm呼叫中心记录，人工智能将是使个性化服务成为可能的关键。

内置在客户服务工具中的自动化解决方案已经允许座席在接听电话或聊天消息后的几秒钟内访问有关客户的信息。展望未来，这些工具还将根据之前与每个客户的讨论，为座席提供实时建议，告诉他们在电话中应该做什么。

6、更加关注法规遵从性和安全性

对于实施新的CX战略的公司来说，安全性一直是一个关键问题。然而，近年来，新的法规和对隐私日益增加的担忧给公司带来了进一步的压力。在未来，我们可能会看到CX领域中各种新工具的实现，以帮助企业跟踪隐私和安全问题。

将正确的安全性和合规性组件实现到CX堆栈中，对于支持不断增长的混合和远程工作人员选择的企业来说尤为重要。这些解决方案可能包括自动化人工智能工具(帮助企业确定潜在威胁的来源)、生物识别扫描系统和欺诈预防工具。

无论公司在哪里收集数据与客户互动，他们都需要使用透明和安全的策略来保持消费者的信任。

要为客户提供无与伦比的客户支持，您首先需要了解您的呼叫中心性能指标，将其与竞争对手的平均结果进行比较，并努力改进这些指标。

为了给你一些想法，你会发现以下流行的平均值和最佳实践，可以提高你的SparkleComm呼叫中心绩效：

1、服务水平

服务水平是入站呼叫应答低于预定义目标水平的百分比。它与公司在客户眼中的可访问性、预测来电数量的能力以及相应调整座席数量有关。

这是一个重要的呼叫中心指标，因为它直接关系到客户服务的质量。基本上，它指示呼叫者连接到代理的速度，以及他们的问题得到解决的速度。

为了获得这个指标的平均统计数据，经理们必须首先为呼叫中心定义一个具体的目标。这个目标表示在一段时间内接收到呼叫之前队列中的呼叫者的最大数量。

例如:目标是在3分钟内接听90%的来电。

2、平均废弃率

在计算平均放弃率时，要考虑在将呼叫者路由到代理之前挂断的呼叫者的数量。例如，如果您的SparkleComm呼叫中心每天接收1000个呼叫，其中40个呼叫被放弃—您的放弃率为4%。

“放弃率”与呼叫中心座席应答呼叫的速度有关。一般来说，接听电话越快，放弃率就越低。高的放弃率可能会导致商业机会的损失和糟糕的客户服务。

3、回答问题的平均速度

平均应答速度指座席应答来电的速度。在计算它时，您应该考虑从电话响起到座席应答的时间，而不是呼叫者在IVR菜单中导航或在队列中等待所需的时间。

在评估SparkleComm呼叫中心的效率和呼叫者的可访问性时，这一指标被证明是重要的，并有助于提高现有和潜在客户的整体满意度。

4、第一次呼叫解决方案

第一次呼叫分辨率测量在所有呼叫中，呼叫者的查询在第一次尝试时被解决，而无需将呼叫转移到另一个座席或返回呼叫的百分比。

首呼解决方案既反映了呼叫中心座席的效率，也反映了客户的满意度。研究表明，48%的客户更喜欢给公司打电话来解决他们的问题，这是有一些很好的理由的。

每当有重要问题需要解决时，许多客户仍然选择电话交谈，并立即寻求帮助。确保你的呼叫中心工作人员尽最大努力提供帮助。

5、平均通话时长

这是每个座席在电话中与呼叫者交谈的总时间，从他们接听的那一刻到通话结束。这个时间以分钟为单位，不包括电话前的准备工作或电话后的总结。

您的平均呼叫时间越短，对您的SparkleComm呼叫中心就越好——前提是大多数呼叫最终都具有实际的分辨率。这样，呼叫者和接线员都不必浪费时间，而客户仍然可以得到他们想要的答案。

• 现在开始跟踪你自己的呼叫中心指标

这些数字可能不能告诉你整个情况，但如果你把它们与全球标准进行比较，你就会很好地了解你的呼叫中心到底有多有效。

密切关注上述呼叫中心指标，仔细分析它们，并考虑定性信息，以使您的呼叫中心更上一层楼。为了有效地让您的呼叫中心参与基准测试过程，使用强大的呼叫中心软件(如SparkleComm)也是一个很好的实践。

这样，无论您的呼叫中心有多大，您都可以轻松地获得正确的指标，并将所有数字保存在一个地方。