您可能听说过交互式语音应答系统的用途，但作为一名忙碌的专业人士，您可能没有时间学习和安装新流程。为什么要努力实现一个简单的 IVR 系统？人们仍然大量通过电话联系客服，近三分之二的人通过语音电话寻求帮助。公司需要可靠且用户友好的系统来快速解决呼叫者的问题。
了解 IVR 系统以及如何立即实施。
简单的 IVR 系统有什么作用？
您的 IVR 系统是一个自动化的通信助手，可以在白天或晚上的任何时间为您的客户提供服务。客户无需等待电话反复响起，而是会立即收到系统的答复。
然后，您的来电者会听到您定制的问候语和选项菜单。呼叫者通过语音响应或键盘输入进行应答。
呼叫者的回答可以让他们完成基本任务，而无需等待人工座席的帮助。系统可以将更具挑战性的问题路由给适当的人工座席。
IVR 系统和 ACD 如何协同工作？
一个简单的 IVR 系统与自动呼叫分配一起工作。ACD （自动呼叫分配）技术允许您接听来电并确定来电的优先级。 系统可以首先识别有关呼叫者的关键信息，例如帐号、语言和位置。如果来电者有复杂的请求，自动化系统会将此人排入座席队列。排队跟踪呼叫状态、呼叫者的等待时间和查询的性质。
ACD和 IVR 可以协同工作，通过提醒呼叫者等待时间的长短来创造更好的客户体验。该系统还可以允许一个人在以后方便的时候选择接受来自座席的呼叫。
如何设置简单的 IVR 系统？
您不再需要对昂贵且复杂的软件和硬件进行编程来设置 IVR 系统。SparkleComm呼叫中心系统可以为您提供 IVR 功能，作为呼叫中心的一部分的服务软件。 供应商从异地位置在云中管理您的SparkleComm呼叫中心系统，使您的简单IVR系统可以在任何地方工作。SparkleComm呼叫中心平台可以在仪表板中提供一个简单的界面来为您的 IVR 编程。
在SparkleComm呼叫中心系统中，您可以选择您的工作时间，这样您就可以为您在办公室或不在办公室时设置不同的响应。您可以自己录制自定义问候语并将其加载到系统中，或者文本转语音阅读器可以生成悦耳的音频。
直观的系统让您可以根据需要进行更改。例如，如果您添加一个部门或需要创建与新服务或产品相关的额外选项，您可以轻松完成，无需复杂的重新编程。
什么是 IVR 电话树？
您的电话树是您发送给客户的命令的层次结构。您的团队需要花费足够的时间来创建一个便于呼叫者使用的菜单。设置后花点时间测试您的 IVR 系统，以确保它按预期工作。
简单的 IVR 系统有什么优势？
IVR 系统已成为企业的标准配置。一个简单的 IVR 系统可以让您呈现专业和一致的形象。该系统的全天候可用性意味着呼叫者可以确定有人会收到他们的后续消息。
您的SparkleComm呼叫中心座席将提高他们的绩效，因为他们不必为普通问题处理大量呼叫。效率可以帮助您降低呼叫中心的周转率。
增强的全渠道连接是另一个好处。自动化功能简化了客户信息的收集，您的系统可以轻松地将这些信息输入到您的生产力软件中。在与客户交谈时，座席将随时掌握必要的来电者详细信息。
SparkleComm呼叫中心系统的自动化还具有验证数据输入的内置功能，与人工处理相比，错误更少。您的呼叫者还受益于增强的安全性，因为人工座席不必接受和处理付款信息和帐户详细信息。
IVR 系统应避免哪些错误？
不幸的是，一些客户讨厌与机器交谈。这个问题通常是由于处理实施不当的 IVR 系统而引起的，这些系统对呼叫者来说一点也不简单。在对 IVR 系统进行编程时应避免这些错误。
允许长时间保持
尽量使用 ACD 对呼叫进行分段，以便客户可以快速联系到合适的座席。您简单的 IVR 系统可以最大限度地减少放弃的呼叫，并通过排队呼叫者和提供回叫来减少心烦意乱的客户数量。
创建复杂的菜单
当心不直观的菜单结构。如果您使用来电者不熟悉的内部或行业术语，他们可能很难获得所需的帮助。客户可能会放弃通话并放弃您的公司。
对所有客户一视同仁
许多企业主都熟悉 80/20 原则，即 80% 的业务来自前 20% 的客户。确保您的 IVR 系统优先考虑对您的业务最重要的呼叫者，并使用将他们排在队列前列的规则。
不更新你的系统
跟踪您的系统运行情况。通过快速调查和电话自动分析来衡量客户满意度。根据需要进行调整并检查您的更新是否正常工作。确保您的简单 IVR 系统不会变成复杂的迷宫。
SparkleComm呼叫中心帮助您立即实施简单的 IVR 系统，这个简单的 IVR 系统可以满足您所有的客户服务需求。
