呼叫中心运营的关键组成部分

SparkleComm呼叫中心运营应集成6个关键组件:

位置、建筑和设施
客户
科技
过程
人
财务和业务管理

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上述任何一个组件的更改都会对其他所有部分产生直接或间接的影响!

  • 位置、建筑物和设施

就建筑物的成本而言,SparkleComm呼叫中心的位置至关重要,但更重要的是招聘和留住员工在SparkleComm呼叫中心工作的能力。到达呼叫中心的便利性和成本对于在呼叫中心工作的人来说很重要,而且对于呼叫中心需要与总部职能的整合也很重要。设施和工作环境比职能部门更为重要,因为座席必须坐在办公桌前的强度以及管理资源模式的需要。

  • 客户

客户可以是任何人,座席需要具备能够调整其风格和词汇以适应不同客户类型的技能。代理在任何一天内与组织中任何其他人交谈的客户都多。如果您想知道客户的情况,请询问代理商!平均通话时间不到 3 分钟,您如何在这段时间内与客户建立关系并建立忠诚度。这是座席面临的最大挑战之一,特别是考虑到许多客户不喜欢呼叫中心通常提供的非个人接触。

  • 技术

有大量可用的技术,这在很大程度上取决于您的业务规模和性质,以及您需要什么。处理呼叫的基本设备是自动呼叫分配器,但这些设备的范围可以从基本到劳斯莱斯!许多呼叫中心没有充分利用它们拥有的技术。此外,该技术可以做什么和实际用途之间通常存在脱节!

  • 流程

每个SparkleComm呼叫中心都有众多流程,但它面临的最大挑战是从客户的角度理解端到端流程!客户旅程是从客户决定与您联系到完成该请求或交易的时间点所发生的情况。这段旅程需要多长时间,沿途走几步是什么感觉。等待需要多长时间?工程师是否有客户详细信息?代理可以第一时间回答查询吗?是否按预期实现?是否有必要再次联系该组织,因为承诺的事情没有按时发生?

查看客户旅程的一种非常简单但至关重要的方法是神秘商店中心,看看成为客户的真实感觉。设身处地地为关键客户群体着想,今天就打电话给自己的中心

员工是SparkleComm呼叫中心最重要的资产,因为他们才是真正实现业务绩效的人。当您的组织中出现问题时,人员(座席)通常必须处理困难的情况,并处理由此产生的大量电话,同时并不总是具备必要的培训或技能。然而,呼叫中心的团队可以非常有弹性,并且通常非常社交,使呼叫中心成为一个理想的工作场所。有许多不同的角色可供选择,因此他们可以为开始和发展职业生涯提供良好的环境!

  • 财务与企业管理

SparkleComm呼叫中心的管理信息统计数据将比组织的任何其他部分都多。中心是从各个不同的角度测量的,但不幸的是,这并不总是能给出完整的画面!

最具挑战性的角色之一是规划、衡量和审查绩效,因为许多中心都承受着来自电话和其他期望的压力,因此能够退后一步并采取客观的观点可能很困难。大多数中心的预算都非常紧张,因此工作人员流动等因素将产生巨大影响。

您可以考虑的一种选择是外包。外包已成为当今呼叫中心业务的热门话题。

呼叫中心是高度复杂的操作,如果您有正确的建议和指导,则可以掌握这些操作。

使用SparkleComm呼叫中心的人工智能评估工具提高客户满意度和座席绩效

如果没有出色的客户服务,你的公司就会失去客户。很多人把客户服务作为决定是否与一家公司做生意的一个因素。问题是,除非经理有能力深入互动,否则他们无法清楚地了解客户服务团队的成功程度。而且,深入研究员工与客户之间的对话非常耗时,会让管理团队找不到好的解决方案。

这就是人工智能的用武之地。通过SparkleComm呼叫中心系统的智能评估工具,主管可以访问质量管理工具,从而轻松、高效和授权地评估交互。

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为什么评估工具对客户支持的成功很重要

您的公司可能有优秀的呼叫中心最佳实践——例如质量培训,无缝沟通,以及评估指标和在需要时进行改进的有效流程。但传统上,呼叫中心缺乏评估交互的有效方法。主管们必须从一个窗口跳到另一个窗口,访问不同座席的对话,并筛选通话记录,以找到需要审查的通话记录。阅读客户记录、听对话录音和做笔记以评估录音的过程非常耗时。最终,由于评估过程效率低下,主管没有时间定期审查座席的表现,这意味着座席无法获得成功所需的反馈,客户服务问题可能会被忽视。但有了简化评估过程的工具,呼叫中心经理和主管可以审查和评估互动,座席收到他们需要改进的反馈,客户服务的不足更有可能被发现并迅速解决。

评估工具如何工作

评估工具是内置于SparkleComm呼叫中心系统的一个功能。它是专门为简化呼叫中心的评估过程而设计的,它与基于人工智能的交互分析一起工作,自动评估每个转录,以确定对话的情绪是积极的、消极的还是中性的。

使用SparkleComm呼叫中心评估器工具,管理人员可以访问他们需要的所有信息,以审查交互,更深入地进行通信,并生成有用的反馈和见解,有助于提高座席的能力。他们可以看到一切,从情绪分析到座席人员的反馈。

该工具允许主管和管理团队识别应该优先考虑的对话,并区分交互类型,以便更容易组织。他们还可以在评估器工具中阅读转录或收听通话录音。在聆听时,他们可以创建笔记来标记互动中任何突出的部分,该工具将自动为每个评论标记时间。经理也可以留下反馈,并与座席进行对话,邀请他们在评估过程中合作。他们可以对任何反馈进行评论,提出问题等。

所有这一切都发生在SparkleComm呼叫中心软件这一个工具中,将评估数据保存在一个地方,节省时间,并使该过程对呼叫中心座席更具协作性和实用性。

SparkleComm呼叫中心的评估工具的好处

节省时间

通过SparkleComm的人工智能呼叫中心,主管和经理可以在一个屏幕上完成整个过程,而不是分阶段进行评估和使用多种工具。他们可以确定对话的优先级,开始评估,发表评论,然后一次性创建并发送反馈。这种便利性简化了评估过程,允许主管评估更多的对话并提供更好的反馈。

更敬业的员工

有了持续的评估,员工就不会觉得自己的表现被蒙在鼓里了。这有助于提高敬业度,减少人员流动——研究表明,如果员工高度敬业,他们辞职的可能性会降低87%。

更好的客户服务

当主管提供清晰和定期的反馈时,座席就会确切地知道他们可以做些什么来改进。呼叫中心管理团队还可以使用另一层信息来衡量绩效,并识别是否有新出现的问题,如果有,他们可以在问题失控之前做出改变来解决问题。

例如,如果呼叫中心经理了解到客户对被告知使用的脚本文本反应不积极,他们可以改进对话。如果几个座席都在努力解决特定的呼叫问题,经理们知道他们需要更好的培训。

归根结底,传统的呼叫中心指标是有用的,但还不够。当你有一个结合了指标和对话分析的SparkleComm呼叫中心评估工具时,经理们可以培养一个有效的客户服务团队。

让您的呼叫中心团队为每一个呼叫提供卓越的服务

评估是呼叫中心成功运营的关键部分,但传统的评估和审查过程耗时耗力。由人工智能支持的先进技术改变了这一点。SparkleComm呼叫中心评估工具为经理和主管提供他们需要的一切来评估、审查和与座席合作,从而带来更好的结果、更敬业的员工和更有影响力的客户服务。

培训远程呼叫中心座席的技巧

许多企业正在雇用远程工作人员或允许员工在家工作,以便他们可以节省开支并提高员工满意度和生产力。呼叫中心软件与互联网的连接能力相结合,为企业成功雇用和管理其远程座席提供了绝佳的机会。

虽然远程劳动力对公司和员工都非常有益,但当您不花时间亲自合作时,正确培训、激励和监控您的座席可能具有挑战性。您可以使用这些技巧来确保您的远程座席接受过全面培训并参与其虚拟呼叫中心工作。

实施基于云的呼叫中心软件

远程员工可以通过基于云的呼叫中心软件访问您的公司系统和有效完成工作所需的工具。您的远程代理可以轻松安全地访问基于云的软件解决方案,他们开始工作所需的只是高速互联网连接、计算机和耳机。

基于云的呼叫中心软件还配备了质量监控和培训功能,可帮助您教远程SparkleComm座席有效地使用系统,同时保持最高水平的客户服务质量。

通过呼叫监控和报告确保质量

持续不断的培训是远程座席成功的一个重要方面。呼叫中心软件包含一些出色的工具,您和您的管理团队可以使用这些工具来持续评估您的远程座席。您可以监控正在进行的实时呼叫或收听呼叫录音,以确保您的座席符合您的期望。

您还可以使用呼叫监控和报告来寻找指导机会,因为您的远程SparkleComm座席在其角色中学习和成长。您可以通过仔细的监控和培训帮助他们掌握系统工具并确保他们的工作绩效保持一致,以帮助他们取得成功。

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促进虚拟员工敬业度

敬业的员工会更享受他们的工作,并因此更加努力地工作。在虚拟环境中,创建吸引员工的强大公司文化可能更加困难,因此从他们入职之初开始非常重要。您可以举行SparkleComm视频会议来分享您的公司目标和愿景,并展示远程代理在帮助您的公司实现目标方面的作用有多重要。这将帮助员工感到被包容并投资于您的共同成功。

从一开始就促进参与度的另一个好方法是在远程SparkleComm座席达到培训中的某些里程碑时识别他们。在与全体员工的会议上奖励他们并认可他们,以帮助他们感到被欣赏并加速学习。

您的远程座席在学习他们在虚拟呼叫中心的新角色时会遇到问题。由于他们可能在家或其他偏远地区工作,因此当他们感到困惑或不知道如何处理特定情况时,他们可能会感到孤立。确保您的远程代理知道在这种情况下应该联系谁寻求帮助,并为他们提供各种机会,让他们在学习时提出问题并找到所需的答案。

确保呼叫中心员工敬业度的6种方法

你的呼叫中心员工敬业吗?缺乏敬业会导致高离职率、低生产率和低水平的客户服务,因此,呼叫中心的员工敬业度应该是优先考虑的。那么,如何提高呼叫中心员工敬业度呢?

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确保呼叫中心员工敬业度的6种方法

1、提供良好的入职体验

通过策划一种积极和支持性的入职体验来开始。这里的事情不是很顺利就是很糟糕。当你努力提供一种体验时,你的新员工会感激他们有时间了解公司、文化和呼叫中心的目标。即使你雇佣的是远程座席,你仍然可以提供远程入职,帮助他们适应他们的新角色,让他们感到被重视。

2、提供持续培训

入职经历应该包括产品、技术和流程方面的培训。当它们准备就绪时,以精简的方式组织它们可以加速。然而,训练不应该停止。

主管可以使用SparkleComm呼叫中心工具来评估座席之间的交互。根据这些见解,他们可以向座席推荐进一步的培训。他们会得到改进所需要的反馈。此外,当产品和服务发生变化时,他们需要定期更新。

你可以有一个按需培训库,但你也应该召开部门会议,在会上创建角色扮演场景,在座席陷入困境时帮助他们。

3、让呼叫中心座席知道他们如何为公司的成功做出贡献

呼叫中心座席是一线员工,他们每天都与客户直接互动。他们如何管理这些,质量和专业水平当然有助于公司的成功。一定要强调他们的工作和客户忠诚度之间的联系。您还可以利用SparkleComm呼叫中心系统共享呼叫中心分析,以说明在诸如首次呼叫分辨率等指标方面的改进。

当这是可见的,员工会觉得他们是某事物的一部分,这是敬业度和满意度的关键。

4、欢迎他们的想法

呼叫中心的工作流程总是由于许多因素而变化——数量、紧迫性、新问题等。你的部门必须灵活并欢迎新想法。确保你的员工知道你想从他们那里听到改善这些的方法。因此,他们会相信自己的观点和想法是有价值的。

5、表现出对卓越的欣赏

每个员工都希望自己的努力得到认可。不幸的是,许多企业都在努力解决这个问题,这让员工处于一种不知道自己处于什么位置的状态。呼叫中心主管有一个数字仪表盘,清楚地显示座席的努力工作。此外,许多客户会参与沟通后的体验调查。当这里有积极的一面时,你应该庆祝一下。经常坚持这样做对座席的信心有好处。

6、为他们配备合适的工具和技术

最后,员工敬业度直接关系到他们是否拥有完成工作所需的东西。如果没有正确的技术和工具,座席可能不得不执行大量手工工作,处理有限制的软件,并遇到其他可用性问题。挫折感可能会累积到员工失去联系的程度,因为他们觉得自己在工作时被束缚了双手。

幸运的是,您可以在功能丰富、直观且易于使用的SparkleComm呼叫中心平台中为他们提供所需的一切。基于云的SparkleComm呼叫中心解决方案允许您的座席在任何地方工作,支持灵活性。

最好的SparkleComm呼叫中心软件包括:

SparkleComm呼叫中心软件作为统一通信解决方案的一部分时,座席还可以通过内部聊天保持联系并快速获取答案,他们还可以安全地访问和共享文件。所有这些功能都促进了沟通和协作。

呼叫中心辅导:它是什么以及为什么重要

即使是最好的呼叫中心座席也总是会变得更好——这就是为什么最有效的呼叫中心经理优先考虑辅导计划的原因。通过定期参加辅导课程,经理可以帮助他们的座席不断改进,而座席则知道他们的领导致力于帮助他们取得成功,从而安心。 enter image description here 继续阅读以了解有关呼叫中心辅导是什么以及为什么当今领先的组织对此投入巨资的更多信息。

什么是呼叫中心辅导

呼叫中心辅导是一项质量保证计划,经理和审计员分析座席绩效,以确定差距和优质服务示例,提供反馈以帮助座席提高效率。

虽然年度绩效评估旨在评估座席在过去一年中的整体表现,但辅导课程通过学习最佳实践和进一步发展他们的技能来帮助座席提高他们的绩效。

为什么呼叫中心辅导很重要?

90% 的领导者同意客户期望比以往任何时候都高。呼叫中心辅导可以在帮助组织满足这些不断增长的期望方面发挥巨大作用,因为它提供了许多好处。

更好的服务

也许最重要的是,呼叫中心辅导为座席提供了为客户提供最佳服务所需的工具、技能和最佳实践。近一半的座席很难管理困难的对话。通过定期指导座席,经理们为座席提供了驾驭这些复杂互动所需的知识,并最终在谈话结束时让客户满意。

改善客户体验

如今,客户体验是一个关键的差异化因素,客户通常会选择与提供最强大体验的品牌开展业务。公司究竟如何提供这些类型的体验?它从尽可能个性化交互开始。

通过养成例行指导座席的习惯,经理和 QA 审计员可以放心地知道他们的座席拥有个性化每次互动所需的知识和工具,无论它多么具有挑战性。突然之间,满足这些不断上升的期望要容易得多。

赢得人才争夺战

各行各业的组织都在努力吸引新员工。事实上,最近的一份报告发现,52%的企业主表示,与一年前相比,雇用合格的人变得更加困难。

呼叫中心辅导可以通过吸引优先考虑职业发展的员工来帮助组织克服这些挑战。根据盖洛普(Gallup)的一份报告,87%的千禧一代认为职业发展在工作中很重要,而69%的员工也持相同看法。通过致力于呼叫中心辅导,组织可以将自己与将其视为事后想法的同行区分开来。

增加代理保留率

吸引工人是一回事。说服他们长期坚持下去是另一回事。从历史上看,呼叫中心的人员流动对所有组织来说都是一个挑战。

呼叫中心辅导不仅可以帮助组织赢得人才争夺战,还可以帮助他们克服员工流动问题。如果60%以上的时间都在呼叫中心工作,那么留住座席的可能性是其两倍。

提高座席参与度和工作效率

通过对座席辅导和专业发展的承诺,组织证明他们支持员工并希望看到他们出类拔萃。这反过来又使座席在工作中更加投入。由于敬业的员工可以完成更多工作,因此座席工作效率也会提高,使团队能够在更短的时间内解决更多工单

准备好了解SparkleComm呼叫中心辅导最佳实践了吗?

既然您已经对组织越来越多地投资于呼叫中心辅导的一些主要原因有了更好的了解,那么是时候了解一些可以用来充分利用辅导计划的SparkleComm呼叫中心了。

远程呼叫中心报告系统应该具备的5件事

一般来说,呼叫中心报告系统提供了一个了解关键指标的窗口,帮助经理跟踪业绩并了解峰值量。但对于一个远程团队来说,拥有一个现代化的报告系统是很重要的,它可以让你看到实时信息和客户体验的详细分析。这样,您就可以快速进行更改并提供支持,以解决新出现的问题并改进座席的工作流程。

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当你在管理远程呼叫中心时,你应该在报告系统中寻找以下五件事:

  1. 关键指标的完全可见性

您的报告系统应该允许您在不同的时间间隔内测量关键绩效指标。有了这种细粒度的洞察力,更容易识别趋势和模式。你的报告系统应该包含以下kpi:

第一次响应时间

平均处理时间

平均停留时间

平均回答速度

平均弃置率

首次呼叫解析

传输速率

被阻止的呼叫百分比

平均下班后工作时间

每次通话费用

净启动子得分

  1. 实时指示板

查看kpi随时间的变化对于监视性能至关重要,但是使用远程呼叫中心,您还需要看到事情发生时的发展。借助现代的基于云计算的SparkleComm呼叫中心解决方案,您的软件可以跟踪性能并显示实时指标。

您的仪表板将显示您的呼叫中心有多忙,有多少呼叫者在队列中等待,以及您的座席在处理每次交互时的效率如何,所有这些都一目了然。

3.能够创建自定义报告

每个呼叫中心都是不同的。根据平均呼叫量、客户的渠道偏好、呼叫中心团队的规模和其他具体情况,经理们将重点关注某些类型的信息。例如,一个较大的呼叫中心可能需要关于通话时间间隔和每日转移的深入报告,而一个较小的呼叫中心可能更关注每周的部门报告。

SparkleComm呼叫中心软件具有报告选项,您可以根据自己的需求定制这些选项。

  1. 提供基本信息的随时可用报告

除了自定义报告,还应该有预先设置的标准信息报告,如入站和出站账单报告、每日、每周、每月和每年的座席性能,以及详细的服务、放弃和未接电话报告。

  1. 易于访问的交互分析

对于现场呼叫中心,没有有效的方法来监控互动质量。SparkleComm云呼叫中心解决方案改变了这一切。 SparkleComm呼叫中心系统的人工智能通过评估每个转录,确定对话情绪,并根据情绪、关键词和座席的对话,简化了这一过程,便于搜索。

使用下一代报告将您的远程呼叫中心提升到新的水平

报告不仅仅是评估呼叫中心活动的工具,这是运行高性能呼叫中心的关键。但是你需要正确的报告系统来方便地获取可操作的信息。

SparkleComm全渠道呼叫中心是一个基于云的呼叫中心解决方案,专为混合和远程团队而构建。它提供了您改进客户体验和保持远程团队参与所需的一切。

企业使用呼叫中心软件的优势

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考虑到呼叫中心坐席人员每天面临的挑战性工作,您可能决定合并软件来帮助您的业务。以下是你应该知道的使用呼叫中心软件的五大优势。

1、改进客户服务管理

企业呼叫中心存在是有原因的。当客户遇到关于产品服务的问题时,第一个想到的就是企业的服务联系热线。

当客户打电话时,他们会期待企业可以立即提供帮助。无论什么时候,他们都要求最快的解决方案。客户要求你在接电话的时候回答问题。

然而,当这里有大量电话进来时,不可能及时响应所有的电话。可能会导致客户体验变差,总是打不进电话。通过SparkleComm呼叫中心软件,它可以专业地满足所有客户的要求。该工具全天候工作,这使得它很好地体现呼叫中心代理的工作。

2、提高生产力

从生产产品或服务到提供卓越的客户体验,每个公司都在努力优化生产力。在这种情况下,客户服务需要大量的时间投入,这意味着24/7。

然而,呼叫中心的座席在某些时间也无法提供服务。他们需要长期的训练才能适应工作。结合SparkleComm呼叫中心软件可以帮助您通过提供全职服务来解决问题。

该软件提高了您的工作效率,并允许每个客户有效地接收他们的请求。它可以无缝地管理每个电话或查询,如票务支持、销售、预约设置和技术问题。最终,呼叫中心已经帮助坐席人员提高了他们的工作效率。

3、具有成本效益的

你可以通过购买SparkleComm呼叫中心软件来降低成本,而不是雇佣许多客户代理来处理许多电话。使用该软件,您将获得24/7工作的有益功能。在繁忙的日子里,你不会想到那些无人接听的电话,这通常是糟糕的客户服务的情况。

投资呼叫中心软件意味着一个巨大的利益,因为你将为一个单一的工具换取许多功能。你不需要雇佣人来提供服务,软件可以为你做很多事情。

更不用说呼叫中心软件内置了路由呼叫和测量呼叫指标的功能。最终,您将不需要为此目的提供额外的服务。

4、树立专业形象

你知道吗?客户服务电话可以决定整个公司的形象。

如果客户打个电话就能毫不费力地得到他们想要的答案,他们就会认为这家公司是一家专业公司。换句话说,专业的客户服务电话显示了贵公司的严肃性。

SparkleComm呼叫中心软件能够以专业的方式自动引导和响应呼叫。它的设计是为了更有效地为客户服务。例如,回复一个电话,告诉客户稍等,代理很快会与你联系,这会让你的业务看起来更专业。

5、增加销售交易

SparkleComm呼叫中心软件还可以成为一个很好的营销工具,因为它可以响应所有入站销售查询。如果你没有接听电话,假设这是一个销售电话,你将失去获得客户的机会。

这是因为90%的语音呼叫永远不会回复,这意味着获得重要查询的机会将会降低。想象一下,如果这些客户要购买你的产品或服务,你以后就不会再听到他们打电话了。

拥有一个全天候的客户中心电话可以显著提高你的销售业绩。人们希望从你这边得到一个快速的回应,主要是在处理产品信息的时候。一个全职的电话应答服务可以让你的企业有效地与潜在客户联系。如果你通过24/7的电话服务直接与他们接触,你可以收集更多的线索并完成更多的交易。

每个企业都需要知道的SparkleComm呼叫中心优势

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提供优质的客户服务对于每个企业在竞争中生存和发展都很重要。然而,在处理调用时,响应每个客户的查询可能具有挑战性。

客户要求卓越的服务,而公司却缺乏电话代理来立即接听他们。SparkleComm呼叫中心软件是企业改善服务的解决方案。该软件允许座席及时响应紧急呼叫,同时提高他们的工作效率。

呼叫中心对于每个企业处理所有与客户相关的查询都是必不可少的。它不仅仅是一个偶尔接电话并为客户提供良好服务的工具。SparkleComm呼叫中心提供无缝操作,您可以跟踪、监控和管理与客户的每一个电话。

当客户代理在白天接到大量的电话时,他们往往会感到不知所措,从而阻碍了工作效率。许多客户会要求紧急预约。

这就是为什么许多公司都考虑使用呼叫中心管理来改善他们的服务运营,并提供更好的客户体验。这个工具可以帮助您的企业重组日常电话,以便与客户接触。

SparkleComm呼叫中心软件为公司最需要的东西提供便利。它通过良好的脚本叙述和一些功能(如监控呼叫、路由和记录呼入呼出电话)来帮助您的呼叫服务代理,以提高工作效率。该软件可以减轻代理的工作量,提高代理的工作效率。

  • 呼叫中心职责

虽然很明显,每个呼叫中心都要处理接收和管理入站呼叫等工作。呼叫中心座席在日常工作中要注意的职责有很多。

回复查询
接听来电
响应来自web表单的支持票
在实时聊天中互动
执行外呼

他们还必须通过电话处理一些技术和营销问题,这使得这份工作更具挑战性。

投诉
进出境销售
一般查询
技术支持
预约预订

考虑到呼叫中心座席的重要作用,外包呼叫中心软件来帮助他们处理工作变得非常重要。该软件可以更好地管理电话,减少繁重的工作。

此外,技术任务也可以外包或由专用软件或工具管理。例如,企业可以使用预约和日程安排应用程序无缝管理预约和记录保存。

什么是虚拟座席,以及如何开始

虚拟座席使用人工智能(AI)和脚本规则的组合为客户提供自动化服务。他们通过电话或实时聊天处理客户。虚拟座席通过节省人工座席的时间和降低呼叫中心的人员配备成本来帮助企业。

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交互式语音响应(IVR)是虚拟座席最早的例子之一。IVR允许呼叫者从自动提示菜单中进行选择,然后将它们路由到最相关的资源。这个过程为研究的复杂性提供了线索。IVR系统可以决定是将呼叫者路由到更复杂的虚拟座席还是真人。今天的虚拟座席使用了很多高科技的功能,使得它们比IVR更加先进。

有些企业选择在虚拟座席的同时使用人工智能驱动的知识管理系统。这种类型的系统将常见的查询组织成易于访问的格式。然后,它使用其他工具,如自助服务选项和交互式操作指南,使客户更容易获得正确的信息。当人工智能驱动的知识管理系统和虚拟座席协同工作时,虚拟座席更容易为客户拉出最相关的资源。假设一个客户给一个实时聊天虚拟座席发送消息,以搜索关于如何查找其帐户详细信息的信息。当有人工智能驱动的知识管理系统时,虚拟座席可以发送回一个交互式操作指南的链接,说明如何执行该任务。

什么是虚拟语音座席?

虚拟语音座席响应来自客户的电话。虚拟语音座席最基本的例子是交互式语音响应(IVR)。但是,自IVR引入以来,虚拟座席技术得到了极大的改进,可以包括其他功能,如:

分析客户的语音和意图,使用自然语言理解(NLU)、自然语言处理(NLP)、自然语言生成(NLG)等。自动应答请求,不需要人工座席。如果需要,将调用升级到活动座席。

与IVR不同的是,如今的虚拟语音座席无需预设电话树就可以回答询问。与IVR不同的是,呼叫者不需要经过预先设定的选项列表,而是与虚拟助理进行交互。

什么是虚拟聊天座席?

虚拟聊天座席在基于文本的环境中工作,而不是通过电话。因为现在许多消费者使用实时文本消息,虚拟聊天座席可以帮助企业的呼叫中心操作。这种类型的虚拟助理使用对话AI来识别客户的需求,并快速提供答案。如今的虚拟聊天助手还可以识别拼写错误。与虚拟语音座席技术类似,虚拟聊天座席将在需要时将复杂的查询升级到真人。

如何使用虚拟座席?

许多虚拟座席对于企业来说很容易实现,并且通常具有相对较低的学习曲线。每个呼叫中心都需要采取一些步骤来调整虚拟座席的能力,以匹配其业务模式。这些步骤包括:

预测业务中最常见的客户询问是什么,然后预先设计虚拟座席对话以匹配这些常见问题。

建立IVR与虚拟语音座席之间的路径。

设置默认的欢迎和回退消息,以改进与虚拟座席的对话流。

这个过程允许企业中最有经验的人类座席将他们的知识转移到人工智能引擎中。它使虚拟座席能够更好地处理每个企业的特定需求。

虚拟座席是如何工作的?

虚拟座席使用人工智能能力和机器学习技术来提供典型的客户体验。自然语言处理(NLP)技术使得虚拟座席能够很好地处理人类的需求。NLP使用上下文来理解来自人类的语句。例如,如果一个客户说,“我周五上午9:30有空”,NLP可以确定这意味着该客户在那个时间可以交谈。由于采用了这种技术,虚拟座席可以在许多情况下代替人工座席。

从今天开始提升你的客户体验

劳格科技为您的企业提供SparkleComm呼叫中心尖端技术。我们的技术使语音和数字聊天对话自动化,从而降低呼叫中心的成本和更好的客户体验。SparkleComm呼叫中心系统虚拟座席提供的功能包括:

为您的客户提供即时的24/7支持。

SparkleComm呼叫中心系统使用语音识别技术和会话AI为客户的询问提供自动语音响应。

一个拖放工具,可以轻松地为您的虚拟座席设计语音和数字聊天对话流。

SparkleComm呼叫中心,用于使用您的人工座席的经验微调和维护您的AI模型。

用于测量和跟踪kpi以及其他性能指标的仪表板。

使用SparkleComm呼叫中心虚拟座席的好处是什么?

虚拟座席可以为您的呼叫中心提供各种好处。SparkleComm呼叫中心通过利用人工智能驱动的技术来回答常见的问题,虚拟座席可以解放您的人工座席来回答更复杂的问题,这些问题需要更多的同理心和批判性思维。这降低了成本,并为您的客户提供了一个更快、更直接的流程。

提高客户满意度

虚拟座席通过为客户提供更快的支持来提高客户满意度。它可以在没有人工干预的情况下回答常见问题,从而支持团队并提高生产力。由于虚拟座席减轻了人工座席的负担,因此可以大大缩短客户的等待时间,并为他们提供更好的全渠道参与选项,例如更高效的实时聊天、快速链接到知识管理系统等。

可用的24/7

与受时区限制的人类座席不同,虚拟座席可以全天候工作。如果在没有呼叫中心员工在线或所有座席都忙的情况下收到客户查询,SparkleComm呼叫中心系统的虚拟座席可以通过为客户提供即时答复来支持客户查询。

降低成本

呼叫中心经常面临这样的问题:要做的事太多,帮助太少。通过处理重复的问题和任务,SparkleComm呼叫中心虚拟座席可以帮助他们的人类对手,并大幅降低成本。

更短的等待和解析时间

当企业使用SparkleComm呼叫中心虚拟座席时,可以更快地回答客户的问题。这是因为虚拟座席处理日常任务和常见查询,而不是依靠实际工作人员处理一切。通过提高呼叫中心的效率,虚拟座席促进了更好的客户体验。

SparkleComm呼叫中心智能助手开始

SparkleComm呼叫中心虚拟座席驱动客户参与,并允许您的员工提供一致的,高质量的服务。此外,在这个先进软件的帮助下,您的团队可以在重复的问题上花费更少的时间,使他们有机会专注于更复杂的任务。今天就安排一次旅行,学习如何优化客户服务体验。

通过对话AI和以客户为中心的自动化实现更好的客户体验

从超市到机场,在生活的每一个领域,消费者都习惯于与自动化技术交互。他们甚至可能不会考虑自动化工具如何改善他们的体验。但消费者正在考虑他们对顾客体验(CX)的便利和速度的渴望。自动化工具和人工智能(AI)工具可以增强CX,无论是在面向客户的交互方面,还是通过改进幕后流程。

为了支持当今的商业模式,呼叫中心需要自动化工具和会话AI来帮助降低成本、提高生产力和提高客户满意度。自动化不仅可以将员工的时间从重复的工作重新分配到以同理心为驱动的客户交互,还可以收集关键的见解,以推动更以客户为中心的体验。

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我们应将这七条原则应用到呼叫中心,下面是人工智能和自动化如何帮助呼叫中心实现以客户为中心的目标,是以客户为中心的自动化的七个组成部分。

  1. 自上而下,以客户为中心的自动化愿景

CX的领导者需要对以客户为中心的自动化对公司意味着什么有一个清晰的愿景,并且他们应该将这个愿景传达给呼叫中心的员工,特别是一线团队。

关注业务成果,领导者应该解释预期的生产力提高,以及以客户为中心的自动化如何为员工提供提高技能的机会。例如,使用人工智能驱动的SparkleComm呼叫中心软件可以改善员工的工作条件,使他们从重复的工作中解脱出来,并为他们提供解决客户问题的新方法。CX的领导者可以构建关于自动化作用的对话,利用SparkleComm呼叫中心系统的自动化提高客户中心的关键途径。

  1. 来自客户交互数据的有意义的指标

在当今的数字世界中,数据对于提高呼叫中心的客户中心至关重要。要做出提高cx并对员工、经理和执行人员产生积极影响的决策,引用实时和历史数据是至关重要的。

呼叫中心应该使用客户交互记录和人工智能驱动的分析来收集CX的见解。然后,他们可以通过使用数据发现来制定更明智和以客户为中心的决策,从而培养一种真正的数据驱动的持续改进文化。

关注来自客户交互的真实数据不仅会带来更好的CX,还会带来更成功的销售和营销策略。客户洞察揭示了你的客户的真实想法,他们对客户服务的期望,以及他们对产品或品牌的期望,这是产生共鸣的活动的基础。

对于呼叫中心来说,SparkleComm呼叫中心人工智能将深化利用交互数据的能力,并降低数据分析的成本,以驱动价值。这意味着他们可以为自动化找到正确的数据,并使用这些数据来影响业务和CX结果。非结构化语音和文本是每天与数千名客户交互的企业最大的人工生成数据源。随着越来越多的在线交互,这个数据源不断增长。

3.基于交互的洞察,以支持自动化实践和理解客户

为了提供高标准的服务,公司必须了解客户的需求。即使在使用数据驱动的方法进行决策时,继续利用呼叫中心员工的丰富知识和经验也是关键。通过收集真实的客户洞察来充分利用交互数据,从而帮助员工和自动化工具更好地解决他们的问题。

使用对话AI的自动化SparkleComm呼叫中心系统可以快速收集客户意图,并使用已有的交互数据识别新出现的问题。无论客户是报告网站易访问性问题还是解释产品缺陷,会话式AI都能相当准确地指出客户电话中的模式,从而更快地发现关键的业务问题。

从交互数据中提取关键的、可操作的客户洞察为做出明智的更改提供了基础,随着公司对客户需求的了解越来越多,这些更改将真正提高CX。

  1. 从头到尾都以客户为中心的体验

自动化工具通过优先考虑支持的速度和准确性,帮助最小化解决客户问题所需的工作。随着顾客越来越不耐烦,越来越习惯于即时服务,真正一流的、以顾客为中心的体验需要完美无瑕。这意味着最小化客户的努力并使客户价值最大化。

呼叫中心必须将以客户为中心的价值观渗透到客户体验的每一部分。以客户为中心的自动化必须消除自动化过程中的摩擦点,并通过自动化需要同理心或处理大量数据的任务来节省宝贵的员工时间。客户是业务变化的真正驱动者,因此组织应该足够敏捷,使自动化适应客户趋势。

人工智能驱动的洞察应该不断推动自动化体验的改进。这些改进包括面向客户的前端自动化,例如SparkleComm呼叫中心虚拟座席,以及驱动工作流和业务流程的后端自动化。 此外,对自动化的更改不应该委托给IT部门。相反,客户服务团队应该拥有所需的工具来关心自动化,而不需要技术技能或开发人员支持。

  1. 帮助一线人员解决问题的支持性工具

人类生产力的故事就是一个关于工具的故事。为客户服务团队提供正确的工具使他们能够面对甚至是最复杂的挑战。除了雇佣有经验和聪明的员工外,以客户为中心的呼叫中心还必须为座席人员配备以客户为中心的工具,培养创新,如人工智能和自动化的SparkleComm呼叫中心系统

前线员工应该是自动化设计、测试和扩展过程的核心部分。培训一线员工了解人工智能和自动化的核心输入和输出,使面向客户的团队能够提出改进自动化的想法。这种思维的多样性允许更好、更以客户为中心的自动化实践。

人工智能和自动化培训应该以非技术的方式进行,而不是严重依赖数据科学团队来改变自动化。因此,呼叫中心可以提高客户支持团队的技能,使他们成为强大的人工智能和自动化冠军。

以客户为中心的企业总是需要以新的方式定制自动化,并训练人工智能学习新东西。通过使自动化更具可观察性和可培训性,SparkleComm呼叫中心系统可以消除偏见和不良数据,通过自动化创造更多价值。

  1. 后台参与与协作

以客户为中心不仅仅是面向客户的团队成员的角色,这是全公司的责任。要成为一家真正以客户为中心的公司,需要公司各个层面的努力和投入,而不仅仅是教育一线员工。幸运的是,对话式的见解可以弥补自动化方面的差距,改善呼叫中心以外的CX功能。

后台部门需要访问数据驱动的客户洞察,这样他们也可以推动人工智能和自动化的改进。这些团队还应该花时间在业务的第一线,以加深他们对客户的理解,以及他们对呼叫中心推动以客户为中心的努力的赞赏。此外,为后台办公室功能开发与内部工具集成的SparkleComm呼叫中心自动化系统,可以增强协作并改善工作流程。集中知识管理使呼叫中心能够创建一个统一的环境来管理分散在不同位置和系统中的信息。管理和集中知识可以增强公司范围内的协作和自动化,并最终改善客户体验。

  1. 根据客户和员工的反馈持续改进

自动化和一线员工是终极的“权力夫妻”。对于客户支持的这两个方面,反馈对于创建一个更好的CX是必不可少的。监控客户交互提供实时洞察,可以帮助呼叫中心解决问题。

自动化工具可以通过分析和评分客户交互来帮助座席提高性能。客户反馈还可以提供改进自动化和进一步提高座席生产力的见解。以客户为中心的自动化需要组成呼叫中心的人员的输入和反馈:座席、主管、管理员和经理。与其依赖那些远离客户服务的外包人员的帮助,真正以客户为中心的公司必须通过授权非技术人员来实现自动化的设置和更改。

让一线团队成为自动化的监护人可以解锁思维的多样性,以提高自动化性能和客户体验。

以客户为中心的自动化以多种方式取胜

通过对话AI实现自动化带来了大量好处,降低了成本,提高了收入,提高了客户满意度。但它也可以通过节省时间和提高生产率,在面临人员短缺的情况下支持业务成果。更重要的是,以客户为中心的自动化将引领下一代客户支持。

人工智能和自动化并不标志着不可思议的客户服务的终结。相反,以客户为中心的自动化是CX的未来。